Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятия (цеха, участка и др.) или его заместителя.
На лицевой стороне обложки журнала указываются название "Оперативный журнал" и даты начала и окончания ведения журнала.
Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные журналы хранятся в течение трех лет со дня последней записи.
Ответственность за правильность и достоверность записей несет персонал, сделавший запись в оперативном журнале.
В первой графе "Дата, время" ставятся дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее - конца смены. Далее (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.).
Во второй графе "Содержание сообщений..." записываются должность и фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером) или оперативно-ремонтным персоналом.
В третьей графе "Визы, замечания" не реже двух раз в месяц делаются отметки о правильности ведения журнала ответственным лицом за электрохозяйство (его заместителем) или начальником электроцеха (его заместителем).
При записях в оперативном журнале рекомендуется соблюдать следующие правила:
записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить "Пропущенная запись";
запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются "зигзагом";
разрешается пользоваться допускаемыми сокращениями слов, указанными в Приложении;
в записи о наложении переносных защитных заземлений (З/З), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова "уст. З/З Ne..." и "вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР";
в записи и снятии З/З или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова "снято З/З Ne..." и "отключены ЗН" и одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземления или включении ЗН.
При сдаче смены (во второй графе) указываются состояние схемы электроснабжения и электрооборудования предприятия, сведения о наличии документации, инструмента и защитных средств, а также суммарное количество заземлений, установленных в электроустановках, сданных ключей от помещений электроустановок и ставится подпись сдавшего смену. Принявший смену расписывается под подписью сдавшего смену о ее принятии с указанием времени.
Бумага офсетная 65 гр/м2.
Обложка: обложка мягкий бумвинил, печать золото 300 гр/м2.
